Smart Working: come funziona, vantaggi ed errori da evitare

Come funziona lo Smart Working? Quali sono i vantaggi per l’azienda che decide di diventare “agile”? Quali sono gli errori tecnologici che possono ostacolare un progetto di Smart Working?

Prima di tutto, facciamo chiarezza. Lo smart working non è una semplice modalità di esecuzione del rapporto di lavoro dipendente  ma un vero e proprio cambiamento organizzativo, che pone al centro le risorse umane, con le proprie esigenze personali e professionali.

Approfondimento: Che cos’è lo Smart Working

Conseguentemente, spazi e tecnologie dovranno essere scelti e modellati per adattarsi, in modo “smart” alle persone: non basta distribuire portatili, né concedere ai dipendenti un giorno di lavoro da casa. Il successo di un progetto di Smart Working implica un approccio olistico che coinvolga, oltre che il management e le risorse umane, anche l’infrastruttura tecnologica dell’azienda, in modo che possa adattarsi “agilmente” al cambiamento organizzativo.

Smart working: i vantaggi per l’azienda

Secondo Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, “La chiave dello Smart Working è la cultura del risultato, con il superamento della subordinazione stretta”. L’Osservatorio stima infatti che un modello funzionale di lavoro agile possa produrre un incremento di produttività pari al 15% per lavoratore.

Non solo in termini di produttività: uno studio di Cisco sullo Smart Working, “Smart Work – A Paradigm Shift Transforming How, Where and When Work Gets Done” mostra come l’adozione di un modello organizzativo smart generi ulteriori vantaggi per le aziende:

• Aumento dell’attrattività dell’azienda per i talenti;
• Maggior competitività dell’organizzazione sul mercato;
• Miglioramento di efficacia ed efficienza delle operazioni;
• Ottimizzazione di risorse e spazi all’interno degli ambienti di lavoro tramite diversificazione nell’organizzazione dello spazio e flessibilità;
• Supporto di un approccio orientato al rispetto dell’ambiente;
• Incoraggiamento alla condivisione di informazioni, competenze e skills tra i membri del team;
• Creazione di un ambiente favorevole alla collaborazione e all’innovazione;
• Sviluppo di modelli collaborativi per il decision-making, soprattutto per organizzazioni con sedi geograficamente distanti o che operano in settori caratterizzati da elevata volatilità, che necessita risposte immediate al mutamento delle condizioni di mercato;
• Riduzione di costi operativi e legati agli spazi aziendali.

Smart Working: gli errori più comuni da evitare

Come cogliere realmente i benefici generati dallo Smart Working? Ecco gli errori più comuni che possono compromettere l’avvio di un progetto di lavoro agile in azienda:

⇒ Errore 1: Non comprendere la differenza tra Smart Working e Telelavoro

Come dice la parola, il telelavoro indica semplicemente un lavoro svolto a distanza rispetto alla sede centrale, diffusosi negli anni 70 e disciplinato in Italia con l’Accordo Quadro del 2004. Confondere lo Smart Working con il telelavoro non consente di coglierne i benefici per il proprio business.

Ma perché lo Smart Working non deve essere confuso con il telelavoro? Ecco le principalidifferenze:

• Il focus del telelavoro è lo spostamento della propria sede lavorativa dai locali aziendali al proprio domicilio, mentre quello dello Smart Working è la cultura del risultato;
• La misurazione del telelavoro è misurata e valorizzata solo in termini di ore lavorate, mentre, nel caso dello Smart Working, necessita di criteri e modelli di valutazione del risultato più strutturati.
• Per svolgere un’attività in telelavoro basta avere un PC, ma per lo Smart Working, poiché implica la collaborazione tra i team, è necessario che tutti gli spazi vengano attrezzati tecnologicamente con soluzioni hardware e software di collaboration.

⇒ Errore 2: Pensare che basti collaborare con i propri colleghi

Nella scelta degli strumenti di collaboration per lo Smart Working un errore frequente è quello di pensare che servano solo all’interno dell’azienda. In realtà occorrerebbe scegliere soluzioni che siano interoperabili anche all’esterno, con clienti e fornitori, che utilizzino protocolli standard che possano interfacciarsi con interlocutori trasversali alla propria azienda.

⇒ Errore 3: Rimanere vincolati alla propria rete aziendale

Per collaborare efficacemente in tempo reale è necessario che le applicazioni per lavorare, oltre che disponibili su terminali mobili, funzionino anche se si accede ad internet da una rete che non sia quella aziendale, o vincolata alla VPN.

Il personale deve essere messo in condizioni di collaborare da reti 3G/4G o reti WiFi esterne e deve essere dotato di dispositivi mobili che contengano tutti gli elementi di un “ufficio virtuale”.

⇒ Errore 4: Trascurare la portata del cambiamento culturale

Perché sia efficace, lo Smart Working richiede un approccio in azienda integrato e multidisciplinare, che coinvolga tutti gli attori e le funzioni.

Si tratta di un vero e proprio cambiamento culturale che rivoluziona sia l’organizzazione e gli spazi di lavoro, ma anche la comunicazione aziendale, la filosofia manageriale e lo stile di leadership: una moderna evoluzione del modo di lavorare che può essere supportata solo da soluzioni tecnologiche che riescano a sostenere il cambiamento e alimentare l’innovazione.