Come Migliorare la Collaborazione Aziendale

I vantaggi della collaboration

Oltre il 70% delle aziende, secondo un’indagine di Harvard Business Review, afferma che negli ultimi due anni la comunicazione efficace tra i team sia divenuta sempre più importante.

Il processo di digital transformation, con l’introduzione di nuovi metodi di organizzazione del lavoro – lo smart working, ad esempio – fa sì che la collaborazione aziendale assuma sempre più un ruolo determinante per la produttività aziendale.

Per approfondire: Sistemi di Collaboration e Unified Communication

La collaborazione in azienda permette di connettere le persone, in modo semplice e veloce, facilitando la condivisione di dati ed informazioni e, parallelamente, ottimizzando i processi di lavoro. Ma non solo. Lo studio di Cisco e Forbes “La comunicazione video favorisce l’innovazione”, ha mostrato che la collaborazione genera ulteriori effetti positivi per il business:

• Riduzione delle spese di trasferta: con gli strumenti di collaboration i team di lavoro possono interagire come se fossero faccia a faccia.
• Aumento della produttività: maggior collaborazione rende più efficienti i processi e i flussi di lavoro.
• Miglioramento della comunicazione tra tutte le funzioni aziendali: grazie ai sistemi di collaboration i manager possono comunicare in modo intuitivo ed immediato anche con le business unit più geograficamente distanti.
• Aumento delle opportunità di innovazione: spesso le innovazioni vengono generate da sessioni di brainstorming. Grazie alla tecnologia di collaboration è possibile coinvolgere nelle sessioni talenti e competenze da ogni parte del mondo, aumentando le opportunità di trovare soluzioni innovative.
• Creazione di nuovi strumenti formativi: i sistemi di collaborazione permettono di registrare ed archiviare riunioni ed eventi, che possono essere utilizzati come strumenti di formazione.

Tecniche e strategie per migliorare la collaborazione aziendale

1. Coinvolgere tutta l’azienda

La collaborazione è quanto più efficace quanto più riesce a far sì che i team condividano le proprie conoscenze e i clienti e i partner siano coinvolti.

Gli strumenti di collaboration dovrebbero permettere di uniformare le comunicazioni all’interno dell’azienda tra tutti i collaboratori, sia che essi lavorino nella sede centrale che in quelle periferiche o in smart working. Grande attenzione deve essere posta anche all’interoperabilità di questi strumenti anche con quelli di partner, clienti e fornitori.

L’utilizzo di sistemi di cloud collaboration, poiché consente di condividere documenti e di collaborare alla redazione degli stessi in tempo reale è una modalità utile per coinvolgere e valorizzare i contributi dei membri di tutti i team.

1. Garantire la massima qualità nelle trasmissioni video e audio

Gli strumenti di collaborazione, per essere efficaci, devono permettere agli interlocutori di condividere informazioni come se fossero faccia a faccia. Inoltre, poiché la comunicazione aziendale spesso è non verbale, un video di alta qualità consente di comprendere e trasferire al meglio le informazioni scambiate durante le riunioni. Secondo Jeffrey Polzer, professore di Gestione delle risorse umane di UPS foundation presso la Harvard Business School, “L’interazione visiva delle comunicazioni video permette di interpretare i segnali non verbali e rafforzare i rapporti interpersonali”.

1. Scegliere soluzioni di collaboration semplici da usare

Connettere gli spazi fisici e virtuali in modo semplice, immediato e sicuro, senza dover contattare l’ufficio IT. Le soluzioni di collaboration più efficienti dovrebbero consentire di partecipare a riunioni o condividere informazioni in tempo reale, solo con un click, con qualsiasi dispositivo connesso in rete.

Strumenti di collaboration: Cisco WebEx

Prima due entità separate, ora Cisco Spark e WebEx si sono uniti per creare un’unica piattaforma, con l’obiettivo di semplificare il lavoro e le modalità di incontro fra i team. Composto da Webex Meetings, applicazione per le riunioni virtuali e Webex Teams, per la collaborazione tra i team, questo nuovo ecosistema integra tutte le soluzioni video di Cisco con strumenti di machine learning e intelligenza artificiale con nuove funzionalità.

Di seguito le caratteristiche innovative di questo nuovo ecosistema:

• Video first: “guardarsi in faccia è fondamentale per fare un buon lavoro di squadra”;
• Webex Share: possibilità, con una TV, di trasformare qualsiasi spazio di lavoro in una sala Webex in modo semplice ed immediato;
• Interoperabilità tra Webex e strumenti di altri provider, come Google e Microsoft;
• Integrazione dell’intelligenza artificiale per migliorare la qualità dei meeting, ad esempio riducendo i rumori di sottofondo e le interferenze;
• Semplificazione dell’organizzazione delle riunioni con un’area centralizzata sicura per condividere attività e informazioni associate ai meeting;
• Resa video migliore grazie all’utilizzo della rete IP Webex;
• Set di strumenti di collaboration ancora più ampio: whiteboarding, messaggistica in tempo reale, accesso semplice per gli ospiti, condivisione di contenuti e strumenti integrati.